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スタートアップやベンチャー企業、中小企業を中心に、社内の人事業務を1人で担当する「ひとり人事」が増加しています。経営陣や社員からの期待を受けながら組織基盤を作るやりがいがある一方、広範な業務範囲や相談相手の不在から、孤立感や業務過多に悩まされるケースも少なくありません。

本記事では、ひとり人事の定義や具体的な業務内容、メリット・デメリット、現場で生じやすい悩みや課題、業務を効率化して成功させるポイントをわかりやすく解説します。

記事の後半では、現在「ひとり人事」として奮闘中である当社のリアルな状況と、事業拡大に伴う「人事チーム立ち上げメンバー」の募集についてもご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

1. ひとり人事とは？定義とカバーすべき業務領域

まずは、ひとり人事の定義や、実際に担当する業務範囲の広さについて整理していきましょう。

ひとり人事の定義と増えている背景

ひとり人事とは、企業において人事部門の業務全般を1名の担当者のみで運用している体制、またはその担当者を指します。主に創業間もないスタートアップや、急成長中のベンチャー企業・中小企業で見られる組織形態です。

組織の拡大に伴い、経営陣や総務担当者が兼任していた人事業務を専任化するタイミングで設置されるケースが多く、組織づくりや人材獲得の鍵を握る重要なポジションといえます。

ひとり人事が取り組むべき業務一覧

ひとり人事がカバーすべき業務領域は多岐にわたり、戦略的な企画から日常の事務処理まで幅広く対応する必要があります。

• 人材採用：採用計画の立案、ターゲット設定、求人媒体選定、求人票作成、スカウト送信、エージェント対応、選考調整・実施、内定者フォローを一貫して行います。
• 人材育成：採用人材の早期活躍と定着に向け、入社時オンボーディング策定、階層別・スキルアップ研修の企画・運営、メンター制度導入などを推進します。
• 人事評価：成果を公平に還元し成長を促すため、評価制度の運用、評価シート回収・集計、評価会議の進行、給与・賞与への反映手続き、評価者研修を実施します。
• 労務管理：社会保険手続き、毎月の勤怠管理、給与計算、健康診断手配、ストレスチェック実施、証明書発行などを行います。法改正対応や就業規則改定など専門知識も求められる分野です。
• 人事業務の仕組みづくり：属人化を防ぐため、マニュアル作成やフローの可視化、クラウドツールの導入検討・運用設計を行い、効率的に回る基盤を構築します。
• 組織開発：社内コミュニケーション活性化や企業理念の浸透、エンゲージメント向上を図ります。パルスサーベイ実施や社内イベント企画を通じ、働きやすい環境を整えます。

2. ひとり人事の特徴とメリット・デメリット

分業化されている大企業の人事部とは異なり、ひとり人事には独自の特徴と一長一短が存在します。

ひとり人事の主なメリット

ひとり人事として取り組むことには、以下のような成長機会ややりがいがあります。

• 迅速な意思決定ができる：複雑な決裁フローが不要なため、改善策をスピーディーに実行に移せます。
• 幅広い業務が経験できる：採用・育成・評価・労務・組織開発まで当事者として経験でき、短期間で総合的なスキルが身につきます。
• 自分の裁量で業務を進められる：優先順位の設定やスケジューリングを自身の判断でコントロール可能です。
• 業務の全体像を把握しやすい：社員情報や組織課題が集約されるため、会社全体を捉えた施策が打ちやすくなります。

ひとり人事の主なデメリット

一方で、ひとり体制ゆえの負担やリスクも考慮しなければなりません。

• 1人では業務を回しきれない場合がある：繁忙期やトラブル発生時、タスク処理が追いつかなくなりパンクする恐れがあります。
• 教えてくれる人が社内にいない：専門的な知識を持つ上司がおらず、疑問点や法的な判断を自力で調べる必要があります。
• 代わりがいないプレッシャー：不在時に給与計算や採用対応などの重要業務がストップしてしまう懸念が生じます。

3. ひとり人事が抱える悩みと課題

体制的な制約により、現場のひとり人事担当者はさまざまな悩みや課題に直面しがちです。

ひとり人事に多い6つの悩み

現場からよく聞かれる代表的な悩みとして、以下の6点が挙げられます。

1. 仕事を教えてくれる人がいない：正解がわからないまま独学で実務を進めざるを得ず、不安を抱えやすくなります。
2. 社内に相談相手がいない：個人情報を扱う性質上、他部署に相談しづらく孤立感を深めてしまいがちです。
3. 業務負担が大きい：採用対応の合間に給与計算や問い合わせ対応に追われ、疲弊してしまいます。
4. 採用活動がうまくいかない：日常の雑務に追われ、採用戦略の練り直しやスカウト送信に時間を割けなくなります。
5. 人事評価の方向性がわからない：自社に合った評価制度の構築や運用の軌道修正を1人で判断するのが困難です。
6. 経営層との理解不足・温度差がある：人事業務の労力や労務リスクの重要性が伝わらず、サポートを得にくいジレンマが生じます。

業務別の具体的な課題

さらに業務別で見ても、以下のような難しさに直面するケースが目立ちます。

・採用活動の属人化と候補者管理の限界：個人管理により連絡漏れや選考の遅れが発生しやすくなります。
・就業規則・労務管理の専門知識不足：法改正のキャッチアップが追いつかず、労務リスクを抱える恐れがあります。
・評価・報酬制度設計の困難化：制度運用が形骸化し、社員の納得感が得られないまま迷走する事例も見られます。
・教育・研修の設計リソース不足：目前の業務に追われ、中長期的な社員育成まで手が回りません。

4. ひとり人事を成功・効率化させるためのポイント

ひとり人事として成果を上げつつ負担を軽減するには、仕組みづくりや環境の調整が必要です。

業務の見える化と棚卸し

担当業務を書き出して可視化し、「判断が必要な業務」と「定型的な処理業務」に切り分けましょう。ボトルネックを特定することで、優先度の低いタスクの削減や外部委託の検討がスムーズになります。

経営陣・社内コミュニケーションの活性化

経営陣と定期的にミーティングを行い、優先順位を共有することが大切です。また、現場社員にも働きかけ、面接の一次対応や新入社員フォローを協力してもらえる協力体制を作りましょう。

業務効率化に役立つITツールの導入

ITシステムを活用することで、手作業によるミスや工数を劇的に削減できます。

• 労務管理システム：入社手続きや年末調整、勤怠管理、給与計算を自動化します。
• タレントマネジメントシステム：社員データベースや評価履歴を一元管理できます。
• 採用管理システム（ATS）：応募者情報や選考進捗を一括管理し、選考漏れを防ぎます。

外部リソースや社外ネットワークの活用

RPO（採用代行）や労務顧問を活用し、実務の一部を外部委託することも有効な手段です。また、他社のひとり人事担当者が集まるコミュニティに参加し、相談相手や情報交換の場を作ることも大きな支えとなるでしょう。

5. まとめ：ひとり人事の課題を解決し、組織の成長へ繋げよう

ひとり人事は業務範囲が広く孤立しやすいポジションですが、業務の棚卸しやツールの導入、周囲との連携によって業務を効率化し、大きな成果を上げることができます。

「現在はひとり人事で孤独を感じているけれど、次はチームで大きな成果を狙いたい」「自分の経験を活かして、組織立ち上げのオープニングスタッフとして活躍したい」とお考えの方、大歓迎です。

当社に入社していただければ、現在奮闘中のひとり人事担当者が全力でフォローしますので、決して1人にはさせません。少しでも興味を持っていただけた方は、ぜひ以下の募集要項をご覧ください。