こんにちは。経営推進部の藤巻です。

皆さんの会社は部門ごと、業務ごとのマニュアルは作成されていますか？

・どんな方法でマニュアルを作ろうか思案している

・必要性は感じているがマニュアルが作成されていない

・作成されているが見つけたいマニュアルがすぐに見つけられない

・作成されているが日々の業務が忙しく、マニュアル更新に手が回らない

など、マニュアルにまつわる課題がある企業は多いのではないでしょうか？

私たちの会社では、これらの課題を解決するために、Webベースのプラットフォーム「Notion（ノーション）」を活用しています。今回は「Notion」でマニュアルを作成するとどんなメリットがあるのか、マニュアルの精度を高めるために具体的にどんな取り組みをしているのかをご紹介したいと思います。

notionとは？

Notionとは、アメリカのNotion Labs Incが開発した、多くのワークフローを一元管理できるクラウドツールです。

「オールインワンワークスペース」とも呼ばれており、Notionに仕事で必要な情報やツールを集約できます。

その多彩な機能と柔軟性により、個人からビジネスまで幅広いユーザーに愛されています。

料金は無料プランと有料のプランが3つあります。

個人でフリープランを利用する場合はブロック数の制限がありませんが、チーム利用の場合は「1000ブロックまでしか使えない」という制限があります。

ビジネスで利用する場合は有料プランがおすすめです。

notionでマニュアルを作るメリットとは？

1. 一元的なドキュメント管理：

Notionにより、すべての業務関連ドキュメントを一つの場所で管理できます。これにより、従業員はどの文書も簡単に見つけ出し、利用することが可能です。ルール集、組織図、規定類など全社員共通で関連する事、部門ごとの業務マニュアルなどすべての情報を一元管理することができます。

2. 直感的な編集とカスタマイズ：

notionのUI設計はシンプルで見やすいという特徴があり、情報の整理が容易にできます。直感的なインターフェースにより、テキスト、画像、表、リストなどの様々な要素を簡単に組み合わせてマニュアルを追加・作成できます。これにより、視覚的に理解しやすいマニュアルを作成することが可能です。

3. リアルタイムの共有：

Notionでは、チームメンバーがリアルタイムでマニュアルにアクセスし、編集やコメントをすることができます。これにより、文書の一貫性を保ちながら、チーム内で情報を共有しやすくなります.。

4.組織化と検索機能：

 Notionの検索機能や整理ツールを使用することでマニュアルを簡単に見つけたり、整理することができます。これにより時間の節約や業務効率の向上が期待できます。

5. バージョン管理と履歴追跡：

編集履歴を保存することで、以前のバージョンのドキュメントに簡単にアクセスできます。これにより、変更内容を追跡し、必要に応じて以前の状態に戻すことができます。

6. モバイルアクセス：

NotionにはWeb版やデスクトップ版、モバイル版があり、さまざまな端末で使用できます。外出先でもマニュアルを確認したり更新したりすることができます。

 

全スタッフによる定期的なチェック

マニュアルの精度を高めるために私たちは、マニュアルの内容を月に一度、スタッフ全員がチェックする機会が設定されています。この取り組みにより、業務の変更や新しい規則が迅速にマニュアルに反映され、常に最新の情報を保持することが可能になります。

全社員がマニュアルのチェックに参加することには、大きな利点があります。それは、スタッフからの直接的なフィードバックを得ることができるため、マニュアルの実用性と理解しやすさが向上します。また、スタッフが自身の業務に直接関連するマニュアルの更新に関与することで、より責任感を持って業務に取り組むようになります。

間接部門による精査

間接部門のスタッフは直接部門の業務の

・現在存在するマニュアルの精査（不要なものは削除、現状に合わせる形で変更、もしくは効率化できるものは変更の対応）

・現在、業務を行っているがマニュアルが存在していない業務は新規作成

をするために、ヒアリングなどをしてマニュアルの品質を保つための、更新作業を定期的に行っています。

まとめ

Notionを活用することで、私たちの業務マニュアルの管理は、以前に比べて大きく改善されました。情報の一元管理、定期的なチェック、従業員の参加、そして専門部門による監視は、業務効率とマニュアルの品質の両方を向上させています。

現代のビジネスでは、情報の整理とアクセスのしやすさが重要です。Notionは業務マニュアル作成において非常に効果的なツールです。チームワークの効率化、情報の整理とアクセス性の向上、そして作業プロセスの透明化へとつながります。このツールを活用することで、日々の業務をより生産的かつ円滑に進めることができるのではないでしょうか？

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