4月ですね。桜の便りが各地から届く今日このごろ、お花見には出かけましたか？
みなさまこんにちは、3月から経営推進部に配属になりました藤巻と申します。
2022年の3月に経営推進部から離れ、マーケティング事業部・ビーズクリエイトG管理部門とノウキナビ事業部・コンシューマーマーケティングG兼任の業務に携わって参りましたが、ビーズクリエイトG管理業務が、経営推進部に統合される事に伴い経営推進部に戻ってきました。そして気が付けば今年の4月で入社10年目に突入です！
今回のブログでは１年ぶりの業務に携わり、業務を進める上で改善している事が多々ありましたのでその内容をご紹介したいと思います。
書類分配の明瞭化
経営推進部は、請求書や納品書、領収書、契約書など取り扱う書類がとにかく多いです。以前は、書類を回すルールやルートが明確にはなっていましたが、長年の経験で理解している部分が多く、新しいスタッフが入ってきた時にレクチャーをすると、複雑ですぐに理解してもらうのが困難でした。
しかし、
・書類を種類別に色分けしたファイルに入れて回し承認印をもらう。
・経推へ提出は一般社員提出用と、上長提出用トレーに分ける。
上記の工夫により書類の種類や、書類がどのステップまで来ているのかがわかり易くなりました。
手計算の自動化
弊社は農機具修理代や農機具購入代金のお支払いでクレジット決済が利用できます。
代金は決済された都度ごと入金になる訳ではなく、決まった期間ごとにまとまって入金となります。入金になる際は、決済手数料が差し引かれるのですが、この手数料がカード会社（VISAやmasterなど）によって異なります。
入金のタイミングで振込明細は確認出来ますが、期間の決済手数料が合計金額でしか確認ができません。その為以前は決済ごとの決済手数料を1件ずつ手計算で算出し売掛金の消込を行っていました。
しかし、現在は決済会社のサイトからCSVをダウンロードして、専用の確認シートへ貼り付けるだけで、決済ごとの手数料が自動で入るようになりました。
電子稟議システムrakumoの汎用化
以前からrakumoというクラウド型のワークフローシステムは導入していましたが、このシステムを使った申請や承認の項目が増え業務がよりスムーズになりました。
例えば
・消耗品の購入申請
・経費の支払い申請
・入金確認依頼
・支払い依頼
・集金額の確認依頼
・証明書類の取得申請
・反社チェック 等
今までは紙ベースで回していたものが、このシステムを汎用的に使う事により、どこまで進んでいて今は誰の承認待ちの状態になっているのか一目で分かるようになったり、チャットで依頼していたものが省略されたりと、業務フローが効率的に回るようになりました。
さいごに
経営推進部の業務は、日次、週次、月次と決められた業務を着実に遂行していく事が多い部門です。しかし惰性にならず業務を行う上で現状で良しとせず、どこかに改善点がないかを意識して、業務に取り組んで行く事が大切ですね。
※会社説明会の日程は、リクルートサイトの“お知らせ”よりご確認ください。