こんにちは、経営推進部の藤巻です。
弊社唐沢農機サービスは、農機具の修理販売だけでなく様々な部門（詳しくはこちら）がありますが、その中の一つに農機具とは全く別業種のIT部門、ビースクリエイトがあります。
ビーズクリエイトは、一般企業様のホームページリニューアル・運用改善・Web広告出稿といった、クリエイティブワークをメインとし、現在は100社近くのクライアント様がいらっしゃいます。
経営推進部では、ビースクリエイト管理業務も行っいるので、今回は管理業務の内容についてご紹介したいと思います。
案件ごとのフェーズの管理
ビーズクリエイトの代表的なサービスの１つに「月額リニューアル」というものがあります。
このサービスはホームページ制作にかかる費用（制作、取材、撮影など）を24分割（2年契約）で支払いができるのが大きな特徴です。（この制作費の分割払いの他に、サーバー運用保守や、コンサル（レポート等）の契約をプラスするクライアント様が多いです）
新規契約（初期費用）→制作→ホームページ公開＋保守やレポート開始（月額支払いスタート）→2年後の契約更新（解約）→1年毎の契約更新
というサービスの流れのなかで、クライアント様ごとに異なる毎月の請求金額や請求（契約）期間を管理しています。
契約更新の管理
上記の内容も一部含まれるのですが、契約更新のタイミングは新規契約をしランニング請求の開始月から2年後になります。（以降は1年毎）クライアント様ごとにランニング開始の年月が異なる為、更新年月も異なります。そのため、いつ契約が満了になるのかを管理し、更新月の3か月前にディレクターへアナウンスをして契約更新or解約の確認をとります。
制作案件の進捗状況の管理
案件を会計に売上として計上出来るタイミングは、ホームページが公開された月です。
※初期費用と制作費を先に一括でお支払い頂いた場合でも、会計計上はできないため公開月というのが非常に重要となってきます。
そのため、公開前の案件に関しては制作の進捗状況と「公開予定月に変更はないか？」という確認も定期で必要となります。
スポット案件の管理
月額定期サービスの他にも、会社案内のパンフレット制作、名刺作成、封筒作成などスポットで発生する案件があります。こちらも納品完了月で会計計上ができるため完了月に変更はないかを管理します。
原価の管理
ホームページを完成させる上で、すべての工程を社内のスタッフだけで対応している訳ではありません。掲載する写真はプロのカメラマンさんへ、取材と執筆はプロのライターさんへ、など外部へ依頼する為、外注費が発生します。
この外注費も予算が設定されているため、外注先から提示された見積金額は予算を超えていないか、届いた請求書が当初の見積金額と相違ないかの確認をし、見込んでいる利益率に変動がないかを管理しています。
ビーズクリエイトの管理業務について簡単にご紹介しましたが、次回ブログでは具体的にどんなツールを使ってどのように管理業務を行っているのかご紹介したいと思います。
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