こんにちは、経営推進部の藤巻です。
早いもので１年の折り返し地点が過ぎ後半戦に入りました。暑さも本番となってきたので皆様も体調には十分お気を付け下さい。
さて、弊社唐沢農機サービスは、農機具の修理販売だけでなく様々な部門がありますが、その中の一つに農機具とは全く別業種のIT部門、ビースクリエイトがあります。
前回のブログでは、ビーズクリエイトの管理業務の概要についてお伝えしましたが、今回はどんなツールを使ってどのように管理業務を行っているのかご紹介したいと思います。
業務フロー
ビーズクリエイトの案件は、
新規契約（初期費用）→制作→ホームページ公開＋保守やレポート開始（月額支払いスタート）→2年後の契約更新（解約）→1年毎の契約更新
という流れがあるのですが、それぞれのタイミングで、営業やディレクター、管理が対応する業務があります。
・新規契約フロー
・契約更新フロー
・公開フロー
・公開月変更フロー
・解約フロー
・発注仕入れフロー
上記それぞれスプレッドシートで作成したテンプレートがあるので、コピーして利用します。
業務が時系列でリストアップされているので、上から順に対応し、対応したらチェックを入れていきます。担当する項目のチェックが埋まったら次の対応者へチャットワークでフローのURLと一緒に回していきます。
このフロー図を使う事で、業務の抜け漏れを防ぎ、どこまで業務が対応できているのか進捗状況を把握することができます。
また、業務を行う上で改善案があった場合は検討し、実行される場合にはフローもバージョンアップしていきます。
モニタリングシート
月毎の「予算」「実績」「差額」「達成率」「前年比」の数字が月単位と累計で把握できる表を毎週更新します。
スプレッドシートで作成された表で、入力のタブに案件管理システムからアウトプットしたCSVを貼り付けるだけで更新作業ができます。このシートは上長の確認だけではなく、ビーズクリエイト全スタッフへ共有し、目標の数字までの不足や達成度合いなど、部門全体で数字への意識づけができるメリットがあります。
案件管理システムReformaの活用
Reformaとは、クリエイティブ業に特化した案件管理のクラウドシステムです。
案件の販売管理と工数管理が連携しているのでプロジェクトの正確な損益管理が可能です。
また、案件ごとに外注費や労務費を管理できるので利益の変動要因も明確にわかります。
また、発注・仕入・請求・支払いの一元管理ができるので営業とバックオフィスのシームレスな連携ができ、抜け漏れが防げます。
上記のモニタリングシートへインポートするデータはこのシステムからアウトプットしたCSVを用いています。
次回もどんなツールを使って管理業務を行っているのかご紹介できればと思います。
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