こんにちは、経営推進部の藤巻です。

業務の効率化と品質向上を目指す組織にとって、業務マニュアルは必要不可欠な存在です。

良質なマニュアルは、業務を標準化でき新人教育から日常業務のスムーズな進行まで、幅広い場面でその価値を発揮する強力なツールになります。しかし伝わりやすいマニュアルを作成するにはどうすれば良いのか苦戦している方は多くいらっしゃるのではないでしょうか？

本記事では、より良い業務マニュアルを作成するための重要なステップとヒントをご紹介します。

作成のポイント6選

1.マニュアル作成の目的を理解する

業務マニュアルの目的は多岐にわたります。最初に、マニュアルの目的を明確にしましょう。従業員のトレーニング、業務の標準化、品質管理、リスクの軽減など、その目的は組織のニーズによって異なります。明確な目的を持つことで、マニュアルの方向性が決まります。マニュアルの対象ユーザーは誰向けか、マニュアルを使うことでどのようなことを達成したいのか、といったことを決めておくことが重要です。

2. 構成と流れ

目次や見出し、ページ等が設定されていると、マニュアルのユーザーが欲しい情報を見つけやすくなります。また簡単に情報を見つけられるように、関連するトピックをまとめて配置しましょう。

3.時系列で整理する

優先順位の低い作業がページのトップに記載されている、記載されている順番と本来の順序が異なる、といったマニュアルでは、従業員にとって非常に使いづらいものとなってしまいます。本来の作業手順と同じように、時系列で整理しましょう。

4. ビジュアルの活用

文字だらけのマニュアルでは内容を把握しづらいですよね。複雑な手順を理解しやすくするためにも写真やスクリーンショット、実際の作業環境での操作を示したり、行間を空ける・ポイント部分を赤字や太字で目立たせるなど工夫して、文字だけでは伝わりにくい情報を視覚的に表現します。

5.継続的な更新

業務をより効率化したり、使っているツールが変更になったりと業務は常に変化していきます。そのため、マニュアルも定期的な見直しと更新が必要です。変更点や新しい情報は、迅速にマニュアルに反映させましょう。

6.フィードバックの活用

最初から完璧なマニュアルを作成するのは容易ではありません。業務をしたことのない人にマニュアルを見ながら作業してもらい、わかりずらい場所を指摘してもらう、実際に利用する従業員からの改善案などのフィードバックを積極的に収集するなど、様々な方法でマニュアル改善に役立てましょう。

まとめ

業務マニュアルの作成は、一度作って終わりではなく、継続的な見直しと修正が必要です。

明確で実用的なマニュアルは、従業員のパフォーマンス向上、業務プロセスの標準化、属人化の解消、スムーズな業務の引き継ぎ、そして最終的には企業全体の成果向上に大きく貢献します。ご紹介したポイントを踏まえて、効果的で使いやすい業務マニュアルを作成してみましょう。

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