こんにちは。
経営推進部の瀬川です。
唐沢農機サービスリクルートサイトをご覧いただきありがとうございます。
多くの方に唐沢農機サービスにご興味をお持ちいただき嬉しく思います。
今回のブログでは、「事務アシスタント」として入社した私がどのような業務をしているか…、
とある一日のスケジュールと共にお伝えしたいと思います。
そして、転職してから取り組んだ内容もお伝えします。転職を検討されている方々の参考になれば幸いです。
事務アシスタントの一日のスケジュール
8：30 出社・朝礼 全社での報告事項確認後、各事業部にて一日のスケジュールを確認します
朝礼後清掃 隔週で担当する掃除分担場所を掃除します
8：45 メール受信内容確認 届いているメールの内容を確認し関係者に共有、報告します
本日の要対応内容確認 本日中の要対応事項を確認後、優先順位を整理します
9：30 求人応募受付対応 応募された方の対応や、選考中の方へ選考結果等を連絡します
11：00 タスク処理 本日中に処理をしなければいけないことを優先に対応していきます
12：00 昼食（お昼休みは60分あり、時間内での外出も問題ありません）
13：00 ハローワークや求人サイトの募集要項の修正・編集等
※日によって対応する内容が異なります
（入社される方が使用するPCの設定、入退社された方の社保手続き、業務マニュアルの作成、ブログの執筆等）
15：00 求人応募受付対応 連絡した方からの返信内容の確認、面接日程の調整等を行います
16：00 業務報告ミーティング 上司へ本日の業務内容の報告をします
16：30 タスク処理 未対応のタスクを処理します
17：00 店舗レジ締 店舗レジの現金確認後会計帳簿に入力し、現金残高を確認します
17：25 日報入力 本日の業務日報を入力します
17：30 退勤
以上がおおまかなスケジュールです。
タイムスケジュールとして書き出すと上記のようになりますが、書き出した内容以外では電話対応や来客対応も行います。
一日のスケジュールで大切な時間
一日の業務スケジュールの中で、とても大切だと思うのは「業務報告ミーティング」です。
業務報告の内容により、ミーティングの時間が長くなってしまうこともありますが、時間が無駄になることがないようにミーティング前に簡潔にまとめておくよう心掛けています。
毎日の業務の中で「どのように対応すべきか」や「今後の方向性」等を直接上司へ確認出来るので、不明なことがなく業務を進めていくことが出来ます。
そして対応できなかったタスクがある場合は、報告し再度優先順位を確認します。
入社後、スケジュールを立てる前に取り組んだこと
一日のスケジュールをおおまかにお伝えしましたが、転職してまず悩んだことは「業務内容の対応（処理）時間が読めない」ことでした。
業務スケジュールをたてるように…と指示をされても、やらなければいけない業務を終わらせるのにどの程度の時間を要するか全く検討がつかなかったからです。
検討をつける…ある意味、予測するためには任された業務内容を計測しなければ分かりませんでした。
例えば…1件対応するためには5分要する…、1件5分なので30分あれば6件対応できる。別の○○の対応には10分かかる…等の計測です。まず自分が対応できるスピードを計らないとスケジュールが立てることができません。
上記のことを把握せずスケジュールを立てたとしても、期日までに業務を終えることができないスケジュールを立てることになったことでしょう。
そのため、入社してから1ヶ月程度は業務になれることを優先しつつ、ひとつひとつの業務の計測を意識して行っていました。
その結果、業務を終えるための必要な時間を予測することができるようになりました。
以上が「事務アシスタント」の一日のスケジュールです。
実際の業務内容は入社後に担当する業務によって異なると思いますが、唐沢農機サービス「事務アシスタント」募集要項が気になる方は是非チェックしてみてください。
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