こんにちは、経営推進部の藤巻です。
5月に入りましたね。今年は季節の移ろいが早く、例年なら5月に見ごろを迎える藤の花も4月に咲きだしてしまいました。山菜の生育も例年より2週間ほど早く、県内で予定していた「山菜まつり」が当日に量を確保できるか見通せないとして中止となってしまいました。その他大型連休中の様々なイベント開催に影響が出ている様ですね、、、お出かけを予定している方は事前チェックを忘れずに。
私は先日、家の庭にある山椒の木から柔らかい新芽を摘み取りました。爽やかな香りでとても癒されました。天ぷらや佃煮にして楽しみたいと思います。
さて前回のブログでは、1年ぶりに経営推進部の業務に携わる様になり、業務を進める上で改善（工数削減）している内容をご紹介しましたが、今回も前回に引き続きの内容でご紹介したいと思います。
現金領収証の管理方法
現金で支払った経費や仕入などの領収書（レシート）ですが、以前は下記手順で管理していました。
・当日中に現金出納帳に入力する
・クリアファイルに保管していく（溜めていく）
・隔週ほどのペースでA4用紙に日付順に金額が見やすい様に貼り付ける
・ファイリングして、ひと月分の現金出納帳と領収証が相違ないかチェックをする
しかしこの方法は、
・レシートを日付順にまとめ、貼り付ける作業をする時間を確保する必要がある
・他の業務との優先順位を考えた時、後に回してしまいがち
・そのためレシートが溜まっていってしまう
という懸念点がありました。しかし、現在の管理方法は、
・当日中に現金出納帳に入力する
・毎日当日分の現金出納帳を印刷し、該当日の領収証（レシート）を添付する
・ファイリングして、ひと月分の現金出納帳と領収証が相違ないかチェックをする
という方法に改善されており、タイムリーに領収書の管理が出来るようになりました。
自社発行請求書の管理方法
以前は、お客様へ発行した請求書は控えを印刷して後の処理の対応をしていました。
・請求書（控）を見ながら資金繰表への入力
・入金が確認できたら出納帳へ売掛金入金の仕訳入力
・管理システムに売掛金の入金入力
・請求書（控）に「領収済」印を押印、ファイリング
と工程を踏んでいました。
しかし紙での管理の必要性が見直され、現在は印刷を辞め、代わりにCSV出力して
添付する事で管理ができるシートが作成され、請求書（控）の紙が無くてもカバーをする事ができました。
これにより、コピー用紙代やインクカートリッジ代の削減になっただけでなく、工数削減もされました。
さいごに
日々の業務で、時間がない！忙しい！と思われている方は、その業務を”やるのが当たり前”になっていませんか？もしかすると余計な工数がかかっていても気づかず作業している事があるかもしれません。
この業務のそもそもの目的はなにか、そのためにこの作業は必要か？なくす、減らす、変える、代わりはないかを軸に見直してみると、業務改善に結びつくヒントが見てくるかもしれません。
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