皆さまこんにちは。経営推進部の佐藤です。
2022年が幕を開けてからあっという間に、もう３月ですね！
私は昨年の８月に入社いたしましたので、経営推進部でお世話になり事務アシスタントを初めてから早いもので先月で半年となりました。
入社してから様々なアシスタント業務を行ってまいりました。そこで今回は経営推進部の事務アシスタント業務の内容を紹介したいと思います。
一般的な事務職のイメージだと、ルーティンワークが多いと思うかもしれませんが、私の所属している経営推進部は唐沢農機サービスの経理、労務、財務、総務といったバックオフィス全般からIPO準備関連業務まで幅広くを担っております。そんな経営推進部の皆さんのサポートを行う私の業務は多岐に渡ります。
募集要項にある事務アシスタントの業務内容は
・経理業務（仕訳伝票作成/会計ソフトへの入力/登録仕訳チェック）
・入出金管理（現金出納帳への起票/レジ締め/出納簿のチェック）
・債権債務管理（売掛金管理システムの消し込み作業/未回収金の確認と報告）
・入力業務（管理シートへの入力/削除/定期チェック）
・備品管理（申請された備品の登録・ラベリング/定期的な棚卸/不足備品の購入手配）
・調査業務（導入検討している新サービスや商品の調査/書式のサンプル調査）
・データチェック（社内で作成した請求書等の書類のチェック/取引先からの請求書の照合）
・その他、状況に応じて経営推進部の補助業務
となっております。
実際の業務として
毎日行う主な業務は、
＊農機セールスグループで作成した請求書のチェック（経理）
それ以外にはチャットワークやメールのチェックや返信、来客や電話対応を行います。また、展示場にお支払いにいらっしゃったお客様のレジ精算業務を行います。
月次で行う業務としては、
＊取引先からの請求書の内容と社内システムとの金額照合（経理）
＊クレジットカード決済を行った取引に関するデータ入力と請求書の照合（経理）
＊ビーズクリエイトグループの売上データをマネーフォワードクラウドへ取込（経理）
＊従業員推移表へのデータの入力（労務）
半年で実際に行ったルーティンワーク以外の業務は？
＊株主総会開催の準備や資料の作成（総務）
＊取締役会設置会社についての資料作成（総務）
＊従業員推移表の作成（労務）
＊就業規則の規定一覧作成（労務）
＊経営推進部業務の各種マニュアル作成
＊経営推進部の業務チェックリスト作成
以上の様にリストアップしても総務に労務に部署内のサポート業務といった多岐に渡る事がお分かり頂けるかと思います。
アシスタント業務を行う上で心がけている事
サポート業務を行う上で私が常に心掛けている事は、期限を守る事です。
私が期限を守らなければ、サポートしている方に迷惑がかかるからです。
日次業務や、月次業務についてはまずどれ位の時間がかかるかといった事を、業務に慣れてきた段階で調べました。そして、毎月スケジュールをしっかりと立てて業務に遅延が出ない様に進めております。
ですが、その他業務については、初めて行う業務ばかりです。
正直どれ位の時間がかかるの？と自分でも検討が付かない事が多いです。
そんな時は、とりあえず色々と考えずに作業に取り掛かってみます。そして、ある程度の時間が分かった時点で計画を立てて進めてみます。それでも間に合いそうにないと思った時には早めに上司に相談します。
初めて行う業務は悩む事も沢山ありますが、自分の知らなかった知識をを得る良い機会になります。
昨日の自分より少しでも成長したいと思っている方は、一緒に働いてみませんか？
事務アシスタントの募集要項はこちらになります。
ご応募をお待ちしております。